Bestellcheck – KI Rechnungsprüfung
Der KI-gestützte Bestellabgleich prüft Eingangsrechnungen vollautomatisch gegen eine oder mehrere Bestellungen (Multi-PO) aus dem EE.x Archiv. Die KI analysiert Mengen, Mengeneinheiten, Preise und Zusatzkosten positionsgenau – und liefert eine farbcodierte Ergebnistabelle sowie eine interaktive Chat-Assistentin für Rückfragen.
Was der Bestellcheck leistet
Datenerhebung & Archiv-Abfrage
Das Skript bereitet alle benötigten Dokumente vollautomatisch auf:
- Rechnung: PDF-Extraktion aus dem DMS-Register (Base64 + Volltext-OCR)
- Bestellungen: Automatische Archiv-Abfrage im EE.x Archiv (
BESTELLUNG_[Filiale]) nach Bestellnummer - Multi-PO: Bestellnummernfeld kann mehrere Nummern enthalten (getrennt durch
/,|oder,) - Fehler-Logging: Nicht gefundene Bestellungen werden transparent gemeldet
KI-Abgleich nach 7 Prüfregeln
Die KI prüft nach einem festen Regelwerk positionsgenau:
- Aggregation: Mengen aus mehreren Bestellungen werden für gleiche Artikel summiert
- Mengeneinheit (ME): Vergleich zwingend – kg vs. Stück = Abweichung
- Fehlende Preise: PO ohne Preis → Hinweis statt Fehler
- Teillieferung: Weniger berechnet als bestellt = OK; mehr = Fehler
- Währung: Rechnungs- und Bestellwährung werden verglichen
- Zusatzkosten: Fracht, Maut, Verpackung als separate Position erkannt
- Datumsextraktion: Rechnungs-, Bestell- und Leistungsdatum
Chat-Assistentin „Nele"
Nach dem Abgleich steht die spezialisierte Einkaufs-KI für Rückfragen bereit:
- Kennt das vollständige JSON-Prüfergebnis als Kontext
- Hat Zugriff auf alle PDFs (Rechnung + Bestellungen) für Detailfragen
- Erklärt Abweichungen, gibt Handlungsempfehlungen
- Unterstützt Markdown-Formatierung in Antworten (Fett, Kursiv)
Ergebnisausgabe: Farbcodierte Positionstabelle
Jede Rechnungsposition wird einzeln bewertet und in einer Tabelle mit folgendem Schema dargestellt:
Alle Positionen stimmen überein. Mengen, Preise und Einheiten korrekt.
Fehlende Preise auf der PO, Zusatzkosten oder Teillieferungen erkannt.
Überlieferung, Einheitenfehler, Preisabweichung oder Währungsmismatch.
Ablauf im System
Das Skript wird direkt aus der Rechnungsmappe heraus gestartet und öffnet ein eigenes Popup-Fenster:
Rechnung in DOCUMENTS öffnen, Bestellnummer(n) in Kopfdaten eingetragen
PDFs automatisch aus EE.x Archiv geladen (je Filiale)
Gemini analysiert Rechnung vs. PO(s) nach 7 Prüfregeln
Farbcodierte Tabelle + Chat mit Nele für Rückfragen
Mehrwert auf einen Blick
ME-Prüfung, Aggregation, Teillieferung, Preise, Währung, Zusatzkosten, Daten
Beliebig viele Bestellungen werden automatisch zusammengeführt und summiert
Auch Bild-PDFs ohne OCR-Text werden von Gemini visuell analysiert