Digitale Vorgangsmappe – End-to-End Auftragsabwicklung
Für eine unternehmensweite Prozessoptimierung wurde der vollständige Geschäftsprozess zur digitalen Auftragsabwicklung von Grund auf neu konzipiert, in EASY DOCUMENTS 5 als BPM-Workflow modelliert, geskriptet und um eine vollautomatische Dunkelverarbeitung für Webshop-Aufträge via A+W Enterprise erweitert. Das System deckt den gesamten Lebenszyklus eines Vorgangs ab – von der initialen Anfrage und Angebotsüberwachung über die AV-Zeichnung bis hin zur finalen Auftragserfassung und Archivierung. Über eine performante Middleware-Anbindung fließen Shop-Aufträge heute ohne manuellen Zwischenschritt in Echtzeit in den passenden Workflow-Status.
Kernkomponenten der Prozessautomatisierung
Ganzheitliche Workflow-Architektur
Vollständiges Design und Customizing des mehrstufigen BPM-Workflows in Microsoft Visio und der DOCUMENTS Engine:
- End-to-End-Steuerung: Begleitung aller Phasen von Anfrage, Angebot, AV-Zeichnung bis Auftragserfassung
- Eskalationspfade: Automatisierte Fristenüberwachung und Wiedervorlagen für offene Angebote
- Rollen- & Rechtekonzept: Mehrsprachige Interaktionselemente sowie feingranulare Benutzer- und Gruppensteuerungen
- Automatisierte Statuswechsel: Zustandsänderungen getrieben durch Ereignisse und Dokumenteingänge
Intelligente Routing- & Weichensteuerung
Dynamische Entscheidungsknoten (DecisionMerge) trennen standardisierte Prozesse von manuellen Pfaden:
- Wächter-Bedingungen: Automatische Erkennung importierter Belege (Direkt=Auftragserfassung)
- Dunkelverarbeitung: Shop-Bestellungen überspringen Vorprüfungen und landen direkt beim Innendienst
- Manuelle Vorgänge: Strukturierte Durchleitung durch die reguläre Angebots- und Klärungsphase
- Medienbruchfreiheit: Keine manuellen E-Mail-Weiterleitungen oder Papierakten mehr erforderlich
Server-Side Scripting (PortalScript / JS)
Entwicklung serverseitiger Business-Logiken zur vollautomatischen Datenaufbereitung und Zuweisung:
- Skriptknoten (SendSignal): Automatisierte Ermittlung von Belegnummern, Fristen und zuständigen Sachprüfern
- Stammdaten-Transformation: Relationale SQL-Bereinigung (z. B. typensichere Datumskonvertierung, Namensnormierung)
- Sondergeschäfts-Logik: Regelbasierte Kennzeichnung von Streckengeschäften und standortübergreifender Fremdproduktion
- Datenintegrität: Validierung aller Pflichtfelder vor Weiterschaltung in den nächsten Workflow-Knoten
EAI & Staging-Architektur (Lobster Data)
Robuste Middleware-Kopplung zwischen ERP und Dokumentenmanagement für maximale Ausfallsicherheit:
- Entkoppelte Staging-Tabelle:
tbl_AW_Import_Vorgangals sichere Puffer- und Transformationsschicht - Zyklische Delta-Abzüge: Inkrementeller Datenabzug via Timestamp aus dem ERP-System A+W Enterprise
- Transaktionales Logging: Lückenlose Status- und Fehlerprotokollierung jedes einzelnen Datensatzes
- Automatischer Wiederanlauf: Fehlertolerante Wiederaufnahme nach Netzwerkunterbrechungen ohne Datenverlust
Der Lebenszyklus eines Vorgangs im Workflow
Von der ersten Kundeninteraktion bis zur revisionssicheren Archivierung durchläuft jeder Vorgang definierte, automatisierte Prozessschritte:
Digitale Mappenerstellung, automatische Fristüberwachung für Angebote und Zuordnung aller Dokumente.
Webshop-Aufträge werden via Lobster Data in Echtzeit aus A+W Enterprise importiert und direkt gesteuert.
Intelligente Weichen leiten technische Zeichnungen an die Arbeitsvorbereitung, während Standardaufträge direkt fließen.
Übernahme in den Innendienst, finale Belegsammlung und revisionssichere Ablage im EE.x-Archiv.
Ergebnis & Geschäftsnutzen
Vollständiger Wegfall manueller Erfassungs- und Anlagezeiten für Webshop-Bestellungen
Alle Aufträge – manuell oder via Webshop – laufen in einer zentralen Aktenstruktur zusammen
Lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Prozessschritte und automatische Sachbearbeiter-Zuweisung